Two Months in Malta: the internship, second week

Per tutta la durata della mia seconda settimana di stage Nadine, il mio supervisore, è stata a Londra per un master, perciò sono rimasta ad assistere Maria al settore catering.

Il sesto giorno di stage ho imparato come convertire le prenotazioni per i servizi di catering in fatture su fogli di lavoro Excel, controllando che tutti gli importi risultassero corretti, dopodiché ho archiviato le prenotazioni negli appositi raccoglitori ad anelli, divisi per mesi, ordinandole per data. Il lavoro di Maria è estremamente impegnativo soprattutto perché i clienti sono molto esigenti, e in modo particolare le coppie che stanno organizzando il proprio matrimonio. Come da tradizione mediterranea, a Malta i matrimoni sono eventi su larga scala, in cui il numero degli invitati va da 200 a 1000, e ovviamente tutto deve essere curato fino alla perfezione. Ad occuparsi direttamente di curare l’organizzazione dei matrimoni sono solo due persone, Maria e Jonathan, perciò i loro telefoni squillano continuamente e Maria ha davvero poco tempo per occuparsi di me, ma siccome capisco la pressione a cui è sottoposta, anche se ci sono lunghi tempi morti in cui non ho nulla da fare, non è un problema. Anzi, posso occuparli in modo costruttivo leggendo Teoria e struttura sociale di Robert K. Merton, una lettura raccomandata per gli studenti non frequentanti. Il che, fra l’altro, mi ricorda che sono orrendamente indietro rispetto alle lezioni, e mi domando se riuscirò a dare almeno Sociologia 1 entro il primo appello, a gennaio dopo le vacanze natalizie…il problema è che, finite le otto ore di stage (più due di viaggio, una all’andata e una al ritorno), sono troppo stanca mentalmente per riuscire a studiare proficuamente. Ma recupererò.

Il settimo giorno di stage non è stato molto diverso dal precedente. Il mio compito principale è stato trasferire gli appunti presi a mano da Jonathan e Maria alla Wedding Fair relativamente alle prenotazioni per l’Open Day degli Olive Gardens di Mdina, il parco che l’azienda gestisce in esclusiva (e che s’impegna con ogni mezzo a promuovere). Un posto in effetti molto suggestivo e di classe, con un cortile in cotto, una piscina, alberi e cespugli curati in modo sofisticato ma con naturalezza, ma non ho avuto modo di vedere le altre possibilità, perciò non ho modo di sapere se è davvero il posto ideale come suggeriscono i volantini.

Ho impiegato parecchio a trasferire gli appunti su un apposito foglio Excel perché Jonathan ha una calligrafia veramente indecifrabile: continuavo a chiedere a Maria, che a un certo punto mi ha detto di evidenziare tutte le parole che non capivo e chiederle a lui in una volta sola. Una volta finito questo compito, ho imparato come creare i cartellini posti vicino ai vari vassoi dei buffet con i nomi dei piatti: dapprima si trasferiscono i nomi dei cibi dalla prenotazione ad un apposito template su Excel, poi si stampa il file su cartoncino, si mettono i fogli dentro le pouches (due lembi di plastica trasparente) e si infila il tutto nel laminatore per plastificarlo, quindi si tagliano i cartellini dal foglio plastificato usando la ghigliottina. E’ un lavoro interessante e leggero: tagliare con la ghigliottina è perfino divertente, anche se richiede precisione nel far combaciare gli angoli segnati sul template con la linea su cui poi cadrà la lama.

L’ottavo giorno di stage Nadine mi ha inviato via e-mail del lavoro da svolgere sul suo computer, l’inviare le lettere di cortesia predefinite ai candidati non selezionati prendendo le e-mail dai loro curriculum. Personalmente, conoscendo la brutta abitudine italiana di ignorare totalmente i candidati scartati, trovo apprezzabile anche una piccola e-mail preconfezionata, anche se avrei preferito poter almeno aggiungere il nome dei candidati nell’intestazione per renderla meno impersonale. Ma alla fine non è una scelta che dipende da me, e Nadine riceve effettivamente un numero elevato di curriculum, di cui molti da persone con pochissima esperienza, perciò capisco che voglia risparmiare tempo.

L’altro compito che Nadine mi ha lasciato è stato il preparare un documento Excel in cui ai nomi degli impiegati dell’azienda andavano abbinati i loro indirizzi e-mail, tratti da un altro documento, dove però non erano in ordine alfabetico e dove non erano tutti presenti. Perciò, dopo aver cercato i nomi con la funzione CTRL + F, se l’indirizzo e-mail era presente dovevo copiarlo e incollarlo nel nuovo documento, se non era presente porre la dicitura “NO DATA”, se il nome dell’impiegato/a non era presente nel documento originale porre invece “NOT FOUND”. Dopo aver occupato un paio d’ore in questo modo, Maria mi ha affidato il compito di ordinare per data e archiviare altri documenti, fra cui i piani di lavoro con le ordinazioni per la Dolceria, la cucina dell’azienda dove vengono preparati i dolci per il negozio, per i cesti di Natale e per i servizi di catering, e successivamente il compito di creare un nuovo documento Excel con la lista settimanale degli eventi programmati per i servizi di catering. Non avendo nulla da fare, sono andata avanti a creare questi documenti fino a coprire gli eventi in programma per la metà di dicembre.

Lavorare con Maria implica lunghi tempi morti, durante i quali oltre a procedere con il libro di Merton ho cercato di inviare una mail alla mia insegnante presso la scuola di inglese, ricevendo in risposta per otto volte nient’altro che notifiche di invio fallito. Monica mi ha lasciato un indirizzo sbagliato? Ma quale persona non ricorda a memoria il proprio indirizzo e-mail e sbaglia a scriverlo?! Ad un certo punto mi sono decisa a chiedere aiuto a Philip dell'”IT Team”, il quale ha confermato che non si tratta di un problema mio ma che probabilmente l’indirizzo a cui stavo tentando di mandare l’e-mail è inesistente. E grazie.

Il nono giorno di stage ho ricevuto un nuovo compito da Alex, che coordina l'”IT Team”, e al contrario dei suoi sottoposti è una persona molto cordiale e gentile. Il mio compito è stato quello di aggiornare la sezione del sito del gruppo dove è possibile ordinare i prodotti online, sostituendo le fotografie dei cesti di Natale dello scorso anno con quelle nuove e aggiornando le descrizioni, controllando sul catalogo cartaceo che i nomi dei prodotti e le quantità coincidano. E’ un lavoro più tecnico e meno “da automa” rispetto a quelli che svolgo di solito, perciò l’ho trovato molto stimolante. Le nuove immagini vanno ritagliate dalla versione .pdf del catalogo cartaceo con Irfanview e caricate sul software online Magento, dopodiché bisogna eliminare le vecchie immagini da Magento, controllare le descrizioni e correggere gli errori di battitura e ortografia (fra cui ho trovato un agghiacciante “Parmeggiano Reggiano”, ripetuto più volte…) e infine abilitare la visibilità del nuovo prodotto e controllare sul sito che la procedura sia avvenuta correttamente. Nel corso del processo sono anche incappata in un bug (l’immagine di uno dei cesti non veniva cambiata, nonostante avessi ripetuto l’operazione almeno tre volte) che neppure Alex è stato in grado di sistemare. Ho saputo poi, qualche giorno dopo, che l’errore dipendeva dal software e che Alex ha dovuto telefonare alla casa produttrice per ottenere che venisse sistemato.

Fra l’altro è interessante osservare i contenuti dei cesti di Natale. Quelli di soli dolci contengono una gamma di prodotti internazionale, dal cioccolato Cadbury ai Baci Perugina, al torrone e al panettone, agli honey ring e alle torte alle mandorle prodotti dall’azienda stessa, fino ai Rose&Lemon Turkish Delight, una sorta di gelatine turche a base di petali di rosa e succo di limone, più ovviamente la tradizionale bottiglia di spumante, mentre gli altri sono composti esclusivamente di prodotti tipici italiani, dalla farina per polenta alla ventricina, passando per olio, paté di olive, vini, formaggi, pasta. Per me vedere la popolarità dell’Italia e del made in Italy all’estero – perfino in un Paese che dista un’ora e mezza dalla Sicilia – è sempre stupefacente.

Il decimo giorno di stage il mio unico compito è stato il piegare i fogli contenenti il contenuto dei cesti di Natale e gli auguri dell’azienda in tre e imbustarli, per poi scrivere in un angolo la lettera iniziale del nome del cesto, in modo che le buste possano poi essere poste nel cesto corretto. Ann, la manager responsabile dell’intero reparto vendite, che include le tre catene di negozi, il negozio di dolci e i prodotti venduti direttamente dall’azienda ad altre aziende come appunto i cesti natalizi, mi ha spiegato che questo foglio viene apposto principalmente per far sapere ai clienti il contenuto esatto del cesto, in modo che anche se qualcosa venisse trafugato o dimenticato dagli addetti al confezionamento, i clienti sappiano cosa era previsto che ci fosse nel cesto. Personalmente ritengo questo elenco un po’ superfluo, ma di nuovo non sono questioni che mi riguardano.

Piegare fogli e imbustarli è in effetti il compito che ho svolto più spesso durante questo stage e decisamente il meno interessante, quello da cui non imparo assolutamente niente, ma di fatto qualcuno deve pur farlo, perciò anche se è noioso non ne soffro particolarmente. Come dicevo nel post precedente, si prende il ritmo e diventa automatico, al punto che dopo un po’ è perfino rilassante: piega uno, piega due, apri la busta, infila il foglio, chiudi la busta, segna la lettera, riponi la busta nella sua pila, ripeti il tutto. Non male, dopotutto. Almeno non devo rivedere le registrazioni delle telecamere di sorveglianza…

NOTA: Questo resoconto ovviamente non è contemporaneo agli eventi descritti, a causa del poco tempo che ho a disposizione per scrivere ogni giorno. Spero di poter pubblicare più rapidamente gli aggiornamenti relativi alle altre quattro settimane di stage, ma ne dubito. Portate pazienza. 

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